Amber alle riunioni: ascolta, scrive il verbale e trasforma gli impegni in cose da fare

1 Come fa Amber a sentire la riunione?

Amber non entra nella videochiamata come un partecipante. Ascolta dal computer su cui stai facendo la riunione, cioè dal tuo. Quando premi il pulsante, il browser ti chiede il permesso di usare il microfono e poi quale finestra condividere. Se la riunione è online, scegli la scheda della videochiamata e lasci acceso «condividi l'audio»: così Amber sente anche le persone dall'altra parte.

Per questo funziona su Meet, su Zoom e su Teams, e anche quando la riunione è dal vivo, con il computer appoggiato sul tavolo. Mentre ascolta, sullo schermo vedi il testo di quello che viene detto.

2 Cosa mi ritrovo in mano quando la riunione finisce?

Alla fine premi «Chiudi e fammi il verbale». Amber rilegge tutto quello che ha sentito e scrive un verbale diviso in parti: un riassunto breve, le decisioni prese, chi fa cosa e entro quando, le questioni rimaste aperte e le cose da tenere d'occhio.

Le ho dato una regola precisa: scrive solo quello che è stato detto davvero. Se nessuno ha fissato una scadenza, la scadenza non compare. Se dal parlato non si capisce chi si è preso un compito, accanto all'impegno trovi scritto «da chiarire». La trascrizione automatica a volte sbaglia i nomi propri, quindi ti consiglio di dare una rilettura al verbale prima di girarlo a qualcuno.

Tutte le riunioni restano nella stessa scheda, ognuna col suo verbale, e puoi aprire anche la trascrizione parola per parola.

3 E gli impegni che fine fanno?

Ogni impegno del verbale diventa un lavoro nella scheda Lavori dell'app, con dentro cosa c'è da fare, chi lo deve fare e la scadenza quando è stata detta. Non devi ricopiare niente.

In più Amber si segna una riga sulla riunione nella sua memoria. Quando nei giorni dopo le chiedi di quel cliente, sa che c'è stato quell'incontro. La guida su come funziona Amber spiega come lavorano insieme memoria, lavori e chat.

4 Può anche rispondere al posto mio?

Sì, ma solo entro i limiti che le dai. Prima di accenderla scegli fra due modi: «Ascolta e prende nota» oppure «Ascolta e risponde lei». Nel secondo caso compili quattro caselle: cosa può dire al posto tuo, cosa non deve promettere mai, quali numeri può dire e chi c'è dall'altra parte. Per le domande sul tuo modo di lavorare usa anche quello che le hai raccontato nel primo incontro.

Appena si accende si presenta come la tua assistente AI. Poi parla solo quando qualcuno la chiama per nome o quando premi tu «Fai parlare Amber». Le ho dato l'ordine di rispondere in due o tre frasi e di non dire prezzi o date che non le hai scritto. Se la domanda esce dal mandato, dice che la riporta a te, e te la ritrovi nella scheda Lavori.

Se siete tutti nella stessa stanza, la sua voce esce dalle casse del computer. In videochiamata serve un passaggio in più: un cavo audio virtuale gratuito che si chiama BlackHole, da scegliere come uscita di Amber nell'app e come microfono nella chiamata.

5 Chi partecipa lo deve sapere?

Sì, ed è giusto così. Prima di partire l'app ti mostra una frase già pronta da leggere o da incollare in chat, che dice ai presenti che c'è un'assistente AI che ascolta e prende appunti. Il pulsante per accenderla resta spento finché non spunti la casella che conferma di averli avvisati.

L'audio non viene conservato: diventa testo e sparisce. Se qualcuno preferisce di no, basta premere «Ferma senza verbale».

6 Come posso provarla?

L'app di Amber si usa su invito. Il primo passo è una chiamata gratuita di trenta minuti con me: mi racconti che riunioni fai e ti faccio vedere la scheda Riunioni in funzione. Se ha senso per te, dopo la chiamata ti mando l'invito per entrare.

Domande frequenti

Devo far entrare un bot nella videochiamata?

No. Amber ascolta dal computer su cui fai la riunione, con il microfono e l'audio della scheda che condividi.

La riunione viene registrata?

L'audio non viene conservato. Restano la trascrizione e il verbale.

Devo dire agli altri che c'è Amber?

Sì. L'app ti propone una frase da leggere ai presenti e non si accende finché non confermi di averli avvisati.

Dove finiscono gli impegni presi in riunione?

Ogni impegno diventa un lavoro nella scheda Lavori, con chi lo deve fare e la scadenza quando è stata detta.

Amber può parlare al posto mio?

Sì, se scegli il modo in cui risponde lei e le scrivi prima cosa può dire e cosa non deve promettere. Quello che esce da lì lo gira a te.