Collegamento POS e registratore telematico: cosa devi fare davvero nel 2026

1 Chi deve fare il collegamento

Non conta la categoria, conta lo strumento. Nelle FAQ l'Agenzia scrive che sono obbligati «i soggetti che utilizzano un registratore di cassa telematico o la procedura web "Documento Commerciale on line" per la certificazione dei corrispettivi incassati mediante uno strumento di pagamento elettronico».

Tradotto: se batti lo scontrino (il documento commerciale) e accetti carte, sei dentro. Bar, ristoranti, negozi, parrucchieri, estetisti, artigiani con il banco vendita, ambulanti. Se certifichi tutto con fattura, l'obbligo non scatta.

Vanno collegati tutti gli strumenti con cui incassi elettronicamente: il POS da banco, il SoftPOS (l'app che trasforma smartphone o tablet in lettore contactless) e i POS virtuali, le piattaforme che accettano pagamenti via internet. Il bonifico non va collegato, ma sul documento commerciale va indicato come pagamento elettronico.

2 Che cosa è il «collegamento» (e cosa non è)

Qui nasce l'equivoco più diffuso. La guida dell'Agenzia è netta: «Il sistema previsto non è quello di un collegamento di tipo fisico (attraverso cavi o simili), bensì di un collegamento di tipo logico che consiste in una comunicazione all'Agenzia delle entrate».

Il provvedimento del 31 ottobre 2025 lo dice in linguaggio tecnico: il collegamento «è effettuato esclusivamente utilizzando le apposite funzionalità web disponibili nell'area riservata», abbinando l'identificativo univoco di ogni POS a quello di ogni strumento di certificazione già censito, più l'indirizzo dell'unità locale. È un adempimento una tantum, che ripeti quando cambia qualcosa. Il collegamento fisico fra POS e cassa resta possibile e comodo, ma è una tua scelta, non un obbligo.

3 Tutte le scadenze, una per una

L'obbligo decorre dal 1° gennaio 2026, il servizio per registrarlo è arrivato dopo. Ecco il calendario, dal provvedimento, dalle FAQ e dai comunicati stampa dell'Agenzia.

Due dettagli che stanno solo nel provvedimento: il sabato è giorno non lavorativo e non sono tardive le registrazioni fatte entro l'ultimo giorno del mese.

Se il termine del 20 aprile ti è sfuggito, registra i collegamenti adesso e parlane con il commercialista: la posizione va valutata caso per caso.

4 Come si fa, passo per passo

Si lavora nell'area riservata di «Fatture e Corrispettivi», con SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel/Fisconline. Il servizio si chiama «Gestione collegamenti».

1. Accreditati come esercente. Se non trovi il link ai collegamenti manca l'accreditamento: si fa dal servizio «Accreditamento», area «Corrispettivi».
2. Prendi i dati dei POS. Per i fisici serve il Terminal ID più codice fiscale e denominazione dell'operatore finanziario (l'acquirer) del contratto di convenzionamento; per i virtuali bastano i dati dell'acquirer. Stanno sul contratto, sui report mensili o nell'area web dell'operatore.
3. Seleziona il registratore dall'elenco delle matricole attive nel mese di riferimento. Con un server RT che serve più punti cassa, abbini i POS alla matricola del server.
4. Abbina il POS. L'elenco è già precaricato: gli operatori finanziari comunicano ogni mese i dati all'Agenzia. Se un POS manca, lo inserisci a mano con il numero del contratto.
5. Indica l'indirizzo dell'unità locale dove RT e POS sono usati, oppure spunta «Dispositivo ambulante».
6. Ripeti per ogni coppia. Un POS con due contratti diversi (bancomat e carte di credito) va registrato due volte, una per acquirer.

Puoi delegare il commercialista con la delega al servizio «Accreditamento e censimento dispositivi». Un'eccezione: la procedura «Documento Commerciale on line» non è delegabile, lì registri tu.

5 I casi particolari che fanno perdere tempo

• Più POS e più casse. Il collegamento è multiplo: un POS fisico può stare su più registratori se l'indirizzo del punto vendita è lo stesso, un POS virtuale anche su punti vendita diversi, e a un registratore puoi collegare più POS.
• POS intestato ad altri. In franchising, con POS del franchisor e registratore della tua partita IVA, il collegamento va fatto lo stesso: inserisci a mano i dati del POS.
• POS non tuo o restituito. La funzione «POS non collegati» segnala non titolarità o restituzione: non è reversibile, se sbagli reinserisci i dati a mano.
• Incassi misti. Se con lo stesso POS incassi sia operazioni con documento commerciale sia operazioni esonerate (tabacchi, carburante, vendite a distanza), il collegamento è obbligatorio. Solo un POS usato esclusivamente per operazioni esonerate resta fuori, dichiarandolo in procedura, e da quel momento non va più usato per incassi con documento commerciale.
• Prestazioni a domicilio. Registratore in sede e POS in giro dai clienti: i POS si collegano a quell'RT con l'indirizzo della sede. «Dispositivo ambulante» vale solo se è il registratore a essere itinerante.
• Senza registratore. Con la procedura «Documento Commerciale on line» il collegamento si registra lì dentro.

6 Cosa rischi se non lo fai

Le sanzioni non stanno nel provvedimento ma nella legge di bilancio 2025, che ha riscritto due articoli del decreto sulle sanzioni amministrative, in vigore dal 1° gennaio 2026 per il comma 77.

La novità di agosto. Il decreto legislativo 7 agosto 2026, n. 148, in vigore dal 12 agosto 2026, ha aggiunto una franchigia sia alla sanzione in denaro sia alla sospensione: non si applicano se «tra il numero delle operazioni regolate con pagamento elettronico, registrate e memorizzate ai fini della trasmissione dei dati dei corrispettivi giornalieri, e il numero dei pagamenti elettronici accettati vi sia una discrepanza non superiore al 5 per cento».

Due precisazioni: la franchigia si misura sul numero delle operazioni, non sugli importi, e riguarda gli scostamenti nei dati, perché quel decreto non ha toccato il comma 5, il mancato collegamento, che resta punito per intero. Dal 1° gennaio 2027 il decreto del 1997 lascia il posto al testo unico delle sanzioni: stesse misure, articoli nuovi.

7 Cosa non cambia

• Il tuo registratore. «Non è necessario» cambiarlo né adeguarlo, scrive l'Agenzia nelle FAQ: il collegamento si fa dalla procedura web.
• Il modo di battere lo scontrino. Indichi la forma di pagamento con le funzioni che hai già: contante, elettronico, ticket. Da lì partono i dati, trasmessi ogni giorno in forma aggregata con i corrispettivi.
• Chi emette solo fatture. Nessun collegamento da registrare.
• Distributori automatici, carburanti e ricarica elettrica. Restano fuori dalle nuove disposizioni.
• La cadenza. Fatto una volta, si aggiorna quando cambia qualcosa: niente comunicazione mensile.

Un consiglio dalla guida: controlla nel cassetto fiscale i codici Ateco della tua attività, perché gli scostamenti tra i dati degli acquirer e i tuoi corrispettivi sono valutati tenendo conto del tipo di attività che svolgi.

Fonti

1. Legge 30 dicembre 2024, n. 207, articolo 1, commi 74-77, Normattiva.
2. Provvedimento dell'Agenzia delle entrate del 31 ottobre 2025, prot. n. 424470: modalità e termini.
3. Agenzia delle entrate, area «Collegamento POS-RT».
4. Guida operativa alla procedura web, febbraio 2026 (PDF).
5. FAQ sul collegamento POS-RT, aggiornate al 25 marzo 2026 (PDF).
6. Comunicato stampa del 5 marzo 2026: attivazione del servizio web.
7. Comunicato stampa del 17 aprile 2026: termini.
8. Decreto legislativo 18 dicembre 1997, n. 471, articoli 11 e 12, Normattiva, testo vigente fino al 31 dicembre 2026.
9. Decreto legislativo 7 agosto 2026, n. 148, articolo 33, Normattiva: franchigia del 5% dal 12 agosto 2026.
10. Decreto legislativo 5 novembre 2024, n. 173, testo unico delle sanzioni, articoli 36, 37 e 102, Normattiva: in vigore dal 1° gennaio 2027.